Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Опись документов подлежащая передаче при смене инспектора отдела кадров

Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек Образец от эксперта Прием-передача дел в кадровой службе Закон не регулирует прием-передачу дел в кадровой службе. Каждый работодатель проводит ее по своему усмотрению с учетом порядка, который сложился на практике. Члены комиссии составляют акт о приеме-передаче дел. Акт приема-передачи дел при смене сотрудника Скачать образец Состав комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе утверждают приказом директора компании. Он составляется в произвольной форме. В документе указывают, что целью создания комиссии является проведение приема-передачи кадровой документации в связи с увольнением работника отдела кадров или переводом его на другую работу.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Акт приема-передачи кадровой документации (пример)

При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика. Начинаем проверку документов В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить: полноту и состав кадровых дел; порядок регистрации документов журналы регистрации ; систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив; программное обеспечение. Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК.

Кадровая служба с нуля Перечня Положение о защите персональных данных работников Ст. Можно установить 5 лет ЭПК по аналогии со ст. Коллегии Росархива от Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе Пример 3 или распоряжении. Корпоративному секретарю Смирновой П. Внимание Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы.

Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя: — штатное расписание ст. Учимся принимать дела и документы Об обязательности такого запаса бланков говорится в пункте 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля г.

Как предлагалось выше, передачу трудовых книжек можно зафиксировать в виде приложения к акту приема-передачи кадровой документации, указав общее количество, список владельцев, серии и номера трудовых книжек, а также сделав отметки о невостребованных документах. На практике, когда по каким-либо причинам полная передача документации невозможна, составление акта передачи трудовых книжек должно явиться необходимым минимумом, позволяющим снять с себя ответственность за утерю либо порчу трудовых книжек если такой факт обнаружится.

В этом случае составляется акт о приеме-передаче трудовых книжек. Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, — прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу.

По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.

Чем регламентируется прием-передача дел? Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется. Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов.

Опись документов отдела кадров дело не должно содержать более листов при толщине не более 4 см. Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности. Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу: приказов.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, то есть связанных с их трудовым стажем, и отдельно — приказы о премировании, поощрении и т.

То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией. Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

По истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения.

В соответствии с Правилами в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством. Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи.

Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись. Подготовка документов к длительному хранению включает в себя: Подготовка отделом кадров документов к сдаче в архив Документы в подобных делах хранятся в прямой и обратной хронологической последовательности, пересистематизация их не обязательна. Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств.

Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела. Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация Согласно пункту 6. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Документы в кадрах обязательные Подписывается с сотрудником в течении 3-х дней со дня выхода на работу. Трудовая книжкаст. Личная карточка работника ф. Т-2 Постановление Госкомстата России от 05 января г.

Анкета сотрудника75 летДанные сотрудника. Доступ к информации имеет ограниченное число сотрудников. Личное дело75 летХранится в специально оборудованном помещении. Назначается ответственный за ведение. Приказ о переводе на другую работуст. Приказ об увольнениич. ИвановнаТема: Документы кадровой службыРубрика: Заполняем без ошибок В предыдущем номере журнала мы рассмотрели варианты организации работодателем кадровой службы.

Как передать дела увольняющегося работника, на что следует обратить внимание при приеме дел и как поступать в том случае, если в процессе работы будет обнаружено отсутствие необходимых кадровых документов или они будут неверно заполнены?

Если секретарь еще и кадровик Личную информацию коллег, как правило, обрабатывает секретарь, ответственный за кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер. Они-то и должны дать обязательство не разглашать информацию о работниках Пример 4. Основной документ, в котором отражаются управленческие решения руководителя по личному составу, — приказ. Приказами оформляются приемы и увольнения, уходы в отпуск и повышения, возложения обязанностей и направления в командировки и т.

Поэтому приказам по личному составу отводится центральное место в отделе кадров и в архиве. Внутренняя опись документов личного дела работника: образец Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать; Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело; Название документа; Номера листов.

Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома — лист 1, копия паспорта — листы , копия приказа о расторжении договора — лист 5 и т. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа срок медкомиссии истекает в году или о его передвижениях личная карточка Т-2 изъята для проверки. В конце указывается общее количество бумаг по их наименованиям и сколько листов находится в деле. Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Однако на практике приём — передача дел отдела кадров не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем, ведь нет чётких правил, регулирующих эту процедуру. Определённый порядок всё же сложился, и он не противоречит законодательству, а значит, что вполне может применяться при смене кадрового работника.

Приём передача кадровой документации Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти. А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал.

Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь. А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником, о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления. Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков: создаётся комиссия по передаче дел; проверяются кадровые документы; А теперь всё по порядку и подробно. Создаём комиссию Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ вот такого плана.

В приказе нужно отразить: для чего нужна комиссия;.

Рекомендации по приему-передаче кадровых документов

Специалист по кадрам Петрова П. Петрова Проверка кадровой документации В данном случае под проверкой следует понимать комплексную оценку системы кадрового документооборота компании, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, а также ее проверку на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Цель работ по проведению проверки заключается в выявлении существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиске возможностей для ее оптимизации путем проведения анализа работы основных подсистем управления документами создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.

Проверка может быть проведена как собственными силами организации, так и с привлечением внешних аудиторов - специалистов консалтинговых компаний. В ходе данного процесса рекомендуется провести оценку: - полноты состава и правильности оформления кадровой документации; - системы регистрации кадровой документации; - системы хранения кадровой документации и подготовки дел к архивному хранению; - программного обеспечения, используемого для создания кадровой документации.

Для начала необходимо проверить наличие в компании локального документа инструкции, положения и т. Если такой документ имеется, то, проанализировав его содержание, вы сможете составить целостную картину организации и ведения кадрового делопроизводства в компании, увидеть "узкие места" и возможные проблемные зоны. Если же данный документ отсутствует, то процедуру создания кадровой документации придется восстанавливать "по кусочкам", определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе взаимодействия с сотрудниками, принимавшими участие в их подготовке.

В ходе проверки кадровой документации предприятия следует провести проверку ее состава, а также анализ содержания и оформления на предмет соответствия действующему законодательству. Единого перечня документов, обязательного для каждой организации, не существует: различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных документов, обязательность которых варьируется в зависимости от сферы и специфики деятельности компании.

К кадровой документации относятся: 1. Учредительные документы и документы, определяющие специфику деятельности работодателя: - устав организации копия ; 2. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно независимо от специфики деятельности: - штатное расписание ст. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно с учетом специфики его деятельности, а также если этого требуют условия труда: - графики сменности; - перечень должностей с ненормированным рабочим днем; - документы, устанавливающие размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни; - документы, устанавливающие нормы труда; - документы, устанавливающие порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

Дополнительные локальные нормативные акты: - должностные инструкции если должностные обязанности не включены в трудовые договоры ; - положение об охране коммерческой тайны; - положение о подборе и адаптации сотрудников; - положение о порядке прохождения испытательного срока; - положение о проведении аттестации работников и др. Договорные документы: - коллективный договор если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом ; - трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним ст.

Распорядительные документы: - приказы по основной деятельности об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам, о вступлении в должность генерального директора и др.

Информационно-справочные документы: - заявления работников ст. Учетные документы: - личные карточки работников п.

Трудовые книжки ст. Разумеется, данный перечень не является исчерпывающим. С учетом условий труда работников и организационных особенностей компании список обязательных кадровых документов может быть расширен. Необходимым свойством каждого документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий.

Во-первых, от того, насколько его создателями соблюдены требования как к форме в целом, так и к отдельным элементам реквизитам этого документа. Такие требования определены в Государственном стандарте Российской Федерации "Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индексом приказа является его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным с 1 января по 31 декабря.

Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября. Обратите внимание, что, если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N а между приказами N N 13 и 14 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом.

При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. За фальсификацию документов действующим законодательством предусмотрена ответственность вплоть до уголовной в зависимости от целей и последствий совершенного деяния. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении. Требования к оформлению документов" принят и введен в действие с Настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Во-вторых, при создании ряда кадровых документов необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от В эти формы при необходимости могут быть внесены дополнительные реквизиты, однако при этом все реквизиты, изначально утвержденные Госкомстатом, должны оставаться без изменений включая код, номер формы, наименование документа. Введенные изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами компании приказами, распоряжениями.

В-третьих, особенность кадровых документов заключается в том, что помимо требований к их оформлению и удостоверению трудовое законодательство также содержит определенные требования к их содержанию. Критерии, по которым осуществляется проверка содержания документа, зависят от его вида. Например, важнейшим критерием при проверке содержания приказов об увольнении работников будет указание причины и основания увольнения в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек, поскольку они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Трудовые книжки должны быть заведены на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если данная работа является для сотрудника основной. Записи в трудовых книжках должны быть внесены своевременно и на основании соответствующих распорядительных документов.

Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен убедиться в наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. В наличии документов-оснований необходимо удостовериться и при проверке распорядительной документации. Нередко многие из упоминаемых в различных приказах документов существуют лишь виртуально - ссылка на них в приказе есть, а самих документов в организации нет.

Например, в приказе о вступлении в должность генерального директора в качестве основания может быть указан протокол собрания учредителей, который на самом деле никогда не существовал.

Проверка системы регистрации В рамках проверки системы регистрации документов организации могут быть проведены: - анализ действующего порядка систематизации кадровой документации; - анализ системы регистрации и используемых регистрационных форм; - проверка корректности отражения создаваемой документации в системе регистрации.

Наиболее часто в кадровом документообороте используется журнальная форма регистрации. Регистрация документа является дополнительным доказательством самого факта его существования. При наличии системы регистрации достаточно легко доказать сотрудникам любого проверяющего органа, что тот или иной документ не составлен задним числом, поскольку журнал ведется последовательно с начала года, прошивается и нумеруется и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.

Кроме того, возможно ведение журналов регистрации приказов по основной деятельности, административно-хозяйственной деятельности, журналов учета личных дел, трудовых договоров, отпусков, направлений в командировки и выдачи командировочных удостоверений, листов нетрудоспособности, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи медицинских полисов и свидетельств пенсионного страхования и др.

Особого внимания требуют Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них ведется бухгалтерией организации и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Обязательность, а также порядок ведения данных книг прописаны в разд. VI Правил ведения и хранения трудовых книжек. Формы книг утверждены Приложениями 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы например, бумажной наклейкой.

При приеме-передаче книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним необходимо убедиться в том, что все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, зарегистрированы в ней. Помните, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера п.

Использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге, недопустимо. В целом при приеме-передаче кадровой документации рекомендуется проверить, все ли документы организации реально отражены в имеющихся журналах регистрации. Для этого можно провести выборочный анализ, сравнив ряд случайно выбранных документов с соответствующими записями в журнале за те даты, когда они были изданы. Проведение сверки документов После того как определен список документов, необходимых организации для полноценного кадрового учета, следует произвести сверку - процесс сопоставления требуемых и имеющихся в организации документов.

Для наглядности результаты сверки удобно свести в таблицу, содержащую сведения обо всех проверенных документах см. Таблица 1.

Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена. Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах.

Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена. Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах.

О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье. Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию.

Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика. Но на практике такое вряд ли возможно — новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина.

Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов: — создание комиссии; — проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов; — составление актов приема-передачи дел.

В нашей базе более договоров и документов различного характера. Приятного времяпровождения! Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Многие документы в таких форматах есть только у нас. Что представляет собой внутренняя опись документов дел? Для справки: большое количество образцов форм содержится в Приказе Министерства культуры РФ от Для того чтобы не ошибиться при заполнении описи, предлагаем вам ознакомиться с образцом, в котором приведено правильное заполнение сведений о кадровой документации.

Под внутренней описью принято понимать перечень документов, объединенных в некоторую категорию в документоведении чаще всего именуемую делом , посредством которой документы необходимым образом индексируются, классифицируются и нумеруются. Дела постоянного и временных свыше 10 лет сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, должны быть оформлены, описаны и подготовлены к передаче в архив организации.

Составление внутренней описи документов — это один из элементов оформления дела п. В рассматриваемой форме внутренней описи предполагается указание: порядковых номеров, индексов, дат составления, заголовков документов, номеров листов, примечаний; итогового количества документов в описи; общего количества листов описи.

Подписывается документ сотрудником, который его составил. Загрузить образец внутренней описи документов личного дела вы можете на нашем портале.

Законодательная база Порядок передачи дел при увольнении регламентируется такими правовыми актами: процедура проведения инвентаризации — п. Согласно п. Приказ Минфина России от То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации.

Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству. Обратите внимание! Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы.

Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов. Составляем перечень документов кадровой службы.

Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя: — штатное расписание ст. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы — обо всем этом прямо сейчас.

Пустой бланк акта о передаче документации word Простой образец акта приема передачи документов word Образец акта передачи дел при смене директора word Назначение и юридическая сила Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.

Образец акт приема передачи документов отдела кадров

Опись документов подлежащая передаче при смене инспектора отдела кадров Акт приёма-передачи документов Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий — например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями. Основные правила оформления акта приема-передачи документов Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме.

Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах — по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, так как с года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов — это следует обязательно указать в акте в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования , если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта. Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути. В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления. Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы ИП, ООО, ОАО, ЗАО , а также должность ответственного лица обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника его фамилию, имя, отчество полностью.

Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица. После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы. В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй — полное наименование, в третий — дату его составления, в четвертый — номер документа по внутреннему документообороту.

В пятом столбце надо указать оригинал или копия заверенная передается второй организации, а шестой столбик — количество содержащихся в документе листов. При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию. Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя. Передача дел в кадровой службе Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу — приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена.

Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах.

О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье. Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию. Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика.

Но на практике такое вряд ли возможно — новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина. Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов: — проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов; — составление актов приема-передачи дел.

Создаем комиссию Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна. Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров либо перевода его на другую работу. Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр.

Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот. В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии. Проверка документации Цели проверки документации при передаче дел — это выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиск возможностей для ее оптимизации путем анализа работы основных подсистем управления документами создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.

То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации. Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Обратите внимание! Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы. Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя: — штатное расписание ст. Кроме данных документов, с учетом специфики деятельности или условий труда обязательными могут быть графики сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, а также документы, устанавливающие нормы труда, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

К сведению. Также в учреждении могут быть коллективный договор, ученические договоры ст. Проверяем оформление документов. Напомним, что важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индекс приказа — это его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным с 1 января по 31 декабря.

Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября. Обратите внимание: если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N а между приказами N 18 и N 19 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом.

При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении.

Основными нормативными актами, регламентирующими порядок оформления кадровых документов, являются: — ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Для проверки реального отражения наличия документов можно сравнить несколько случайно выбранных документов с соответствующими записями в журнале регистрации. Проверке трудовых книжек нужно уделить особое внимание, поскольку они являются основными документами о трудовом стаже и деятельности работников.

Принимая трудовые книжки, сотрудник, ответственный за их ведение, должен убедиться в наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. Проверяем систему регистрации. Практически всегда кадровики используют журналы для регистрации документов — журнал учета приказов по личному составу, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр. Регистрация документов — важный элемент кадрового делопроизводства, так при проведении мероприятий по контролю и надзору кадровику будет легко доказать, что тот или иной документ не составлен задним числом ведь журналы учета прошиваются, страницы в них нумеруются.

Важным элементом проверки является установление наличия документов-оснований, например, заявления к приказам: иногда ссылка на них есть, а самих документов нет. Проверка системы хранения документов. Здесь комиссии нужно проверить наличие номенклатуры дел — ее отсутствие означает, что система не продумана, да и, скорее всего, не организована.

В ходе проверки следует определить, все ли дела, содержащие кадровые документы, включены в номенклатуру дел, соблюдены ли требования к заголовкам дел, проставлены ли сроки хранения и соответствуют ли они Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от Проверка программного обеспечения.

Не секрет, что многие учреждения уже перешли на ведение кадрового делопроизводства с помощью программных продуктов. Поэтому при приеме-передаче дел необходимо проверить: — соответствие электронных форм документов требованиям действующего законодательства; — системы электронного хранения и защиты персональных данных работников. Итак, после проверки комиссия составляет перечень документов с заметками об их наличии и оформлении, по которому видно, какие документы необходимо исправить или дополнить, а какие вновь разработать.

Оформляем акт приема-передачи документов После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации. Такой акт оформляется произвольно. В нем желательно отразить наименования документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии повреждении или неточностях документов, замечания по поводу их содержания и оформления. Все обнаруженные недостатки кадрового документооборота должны быть отражены в акте приема-передачи.

Если новый кадровик еще не подобран, рекомендуем оформить акт приема-передачи, по которому прежний кадровый работник сдаст документы отдела кадров без проверки их качества и полноты, например главному бухгалтеру или иному уполномоченному руководителем лицу, по количеству. Впоследствии, когда придет новый работник отдела кадров, он примет по акту все сданные документы и начнет аудит документации. По результатам кадрового аудита новый сотрудник может составить на имя руководителя служебную или докладную записку о выявленных ошибках в оформлении и хранении документации и попросить создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Отдельным актом рекомендуем оформлять прием-передачу трудовых книжек. Такой акт должен содержать перечень всех трудовых книжек с указанием следующих сведений: фамилия, имя и отчество владельца, серия и номер трудовой книжки вкладыша , общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая не востребованные ранее уволенными сотрудниками. В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Почему мы это рекомендуем? Потому что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом распоряжением работодателя п.

Значит, придется издавать приказ, а без передачи поименного списка трудовых книжек как возложить ответственность? Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. В заключение Не стоит бояться документировать прием-передачу кадровых документов. Данная процедура позволит новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.

Отметим, что если новичок отказывается подписывать акт приема-передачи например, видя, что кадровое делопроизводство в запущенном состоянии , необходимо ему разъяснить, что это в его интересах. Ведь в случае претензий контролирующих органов вся ответственность будет именно на работнике, выполняющем обязанности по кадрам в этот момент.

Опись документов подлежащая передаче при смене инспектора отдела кадров

Акт приёма-передачи документов Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации В соответствии с Правилами в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством. Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Документы в подобных делах хранятся в прямой и обратной хронологической последовательности, пересистематизация их не обязательна. Фактически, распечатанная и подписанная отчетность за 1полугодие года соответствует с данными программы1С 8. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности.

В делах не допускаются разобщение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложения или без отметок об их местонахождении. Прием-передача дел в кадровой службе При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии с Типовым перечнем ст. К приказам, имеющим летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках.

Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям. С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования оформления дел. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела. В личном деле старшего специалиста отдела труда и заработной платы П. Журавского отсутствуют документы об образовании и автобиография. Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя.

Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится. Он должен содержать следующие сведения: фамилию, имя и отчество владельца; серию и номер трудовой книжки вкладыша , общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая невостребованные ранее уволенными сотрудниками образец на стр. Документы, составляющие дело постоянного и длительного хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются.

На дела постоянного хранения, временного свыше 10 лет хранения и на дела по личному составу; оформленные в соответствии с правилами, составляются описи. Если предприятие не имеет структуры, вместо наименований структурных подразделений указывается только год годового раздела. Необходимые рекомендации об особенностях составления заголовков дел, оформления описи и т.

Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов. Это обусловлено тем, что оформление данных реквизитов требуют не все государственные архивы либо заполняются они не полностью.

В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней.

Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. В результате впоследствии почти всегда возникают необоснованные претензии, сбои в работе, приводящие в конечном итоге к убыткам в организации. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного свыше 10 лет хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.

На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу.

Суть ФЗ: когда шум недопустим и считается нарушением, часы тишины в праздничные и выходные дни, штрафы. Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел и подчиняется непосредственно его руководителю начальнику.

После того как мы составили список документов, обязательных для отдела кадров именно нашей организации, проводим их сверку. Выявляем, какие из обязательных документов у нас есть, а каких нет. Теперь мы имеем четкое представление о том, какие бумаги у нас в полном порядке, какие нужно доработать, а какие оформить с нуля.

А как у вас? Если в процессе инвентаризации или передачи документов выявляются нарушения, это фиксируется документально в акте и должностное лицо пишет объяснительную записку по факту недочетов и замечаний. Процедура передачи дел при смене генерального директора Проверяем систему регистрации. Практически всегда кадровики используют журналы для регистрации документов — журнал учета приказов по личному составу, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр.

В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее. Затем из номенклатуры дел точно переносится заголовок. Дата дела показывает, за какой период времени в деле сгруппированы документы. Внизу обложки указывается срок хранения. Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов сейфов для хранения документов.

Акт приёма-передачи документов Представим себе, что на момент ликвидации предприятия сроки хранения некоторых документов истекли. В этом случае после завершения упорядочения документов по личному составу на них составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их официальному уничтожению проводится в установленном порядке в соответствии с требованиями п.

Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

В практике налоговыми инспекторами допускается, что если в штатном расписании предусмотрена должность юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация уже не может. Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения. Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел.

Сразу отметим, что текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Закон не предъявляет требований к акту, поэтому он составляется исходя из общих правил, применяемых к организации кадрового делопроизводства. В рамках конкретной фирмы руководством может быть утвержден локальный акт, содержащий образец или форму акта приема-передачи документации.

В этом случае, при составлении акта, следует руководствоваться локальной документацией. В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда.

Эти документы обязательны для исполнения. Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, в том числе с документами в электронной форме, включая их подготовку, обработку, использование и хранение.

Важно: в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.

Опись документов подлежащая передаче при смене инспектора отдела кадров Акт приёма-передачи документов Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи кадровых документов - образец

При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика. Начинаем проверку документов В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить: полноту и состав кадровых дел; порядок регистрации документов журналы регистрации ; систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив; программное обеспечение. Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе.

Вместе с тем, с точки зрения организации кадрового документооборота оформление такой процедуры целесообразно. Необходимость передачи кадровых документов может возникнуть, в частности, в следующих случаях: при увольнении работника кадровой службы отдела кадров, отдела персонала или другого работника, который вел кадровое делопроизводство у работодателя например, бухгалтер, секретарь, делопроизводитель и т. Подготовить кадровые документы, дела и трудовые книжки работников для передачи пересчитать их, составить опись. Создать комиссию по приему-передаче кадровых документов и провести их проверку. Комиссия создается приказом руководителя организации уполномоченного им лица пример 1 , которым также целесообразно утвердить ее персональный состав с указанием должностей и Ф.

Кадровая служба с нуля

Акт приёма-передачи документов Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации В соответствии с Правилами в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством. Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись. Документы в подобных делах хранятся в прямой и обратной хронологической последовательности, пересистематизация их не обязательна. Фактически, распечатанная и подписанная отчетность за 1полугодие года соответствует с данными программы1С 8.

Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. Сотруднику, увольняющемуся с должности кадровика, подвести итоги своей работы и передать результаты своего труда. Руководителю организации гарантирует наименьшие неудобства при смене кадровика в организации и сохранность кадровой документации.

Входящие в него документы являются обязательным минимумом, необходимым для любой организации. При изучении условий труда работников и организационных особенностей компании добавляют еще целый ряд обязательных документов. Так, если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора, необходимо составлять должностные инструкции.

Опись документов подлежащая передаче при смене инспектора отдела кадров

Специалист по кадрам Петрова П. Петрова Проверка кадровой документации В данном случае под проверкой следует понимать комплексную оценку системы кадрового документооборота компании, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, а также ее проверку на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству. Цель работ по проведению проверки заключается в выявлении существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиске возможностей для ее оптимизации путем проведения анализа работы основных подсистем управления документами создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др. Проверка может быть проведена как собственными силами организации, так и с привлечением внешних аудиторов - специалистов консалтинговых компаний.

Прием-передача дел в кадровой службе

Добавить в избранное В избранное Поделиться Акт приема-передачи кадровых документов - образец года может быть полезен юристам, а также специалистам, ведущим кадровое делопроизводство, в качестве шаблонной документации. О том, когда пригодится акт приема-передачи кадровых документов и каково его основное содержание, расскажет эта статья. Образец акта передачи кадровых документов: основное содержание В каких случаях оформляется акт приема-передачи кадровых документов Оформление акта приема-передачи кадровой документации всегда должно сопровождать смену ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника.

[YANDEXREETEXTUNIQ-1-2]

.

Акт приемки дел у прошлого кадровика

.

Как передать кадровые документы новому кадровику

.

Комментариев: 2
  1. Гурий

    Этого не будет, потому что мы спалим ВРУ и все торговые точки Рошен, отвечаю)

  2. sioramulti

    В общем говоря Хуй проссышь что купили и куда были потрачены деньги , собачья будка, бегающию куры и свиньи. Что на счет запрещенных нано технологий которые намного отличаются от повседневных изделий ? ну к примеру : у тебя рол сройс фантом а сосед навпротив рассикает на литающей тарелке, как с этим быть ?

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2020 Юридическая консультация.